1- Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Politikasının Amacı ve Kapsamı

ASP MÜHENDİSLİK ASANSÖR İŞ GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ SAN VE TİC LTD.ŞTİ (“ASP”), verisini işlediği ilgili kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirirken; veri sorumlusu olarak kimlik bilgilerini, verileri işleme amaçlarını, verileri aktaracağı kişiler ile aktarma amaçlarını, verileri toplama yöntemi ile hukuki sebebini ve ilgili kişinin sahip olduğu hakları ilgili kişiye açıklamaktadır. ASP’nin işbu açıklaması ilgili kişiyi bilgilendirme ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK veya Kanun”) uyarınca yükümlülüğünü yerine getirme gibi amaçlar taşımaktadır. Bu bilgilendirme faaliyeti, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK veya Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”), Kişisel Verilerin Korunması Kurumu’nun Yayınladığı Rehberler ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir. Bu kapsamda ilgili kişi olarak verisi işlenen her bir gerçek kişi (ziyaretçi, müşteri, çalışan, çalışan adayı, tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı, hissedar/ortak vs.) çeşitli yöntemler ile aydınlatılmaktadır. ASP tarafından yapılan bu aydınlatma Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak yerine getirilmektedir. Aydınlatma yükümlülüğü, ilgili kişinin talebine bağlı bir yükümlülük değildir. İlgili kişinin açık rızasının ya da diğer kişisel veri işleme şartlarının bulunması durumunda ASP, aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir. Çünkü aydınlatma yükümlülüğü gerek açık rıza gerekse de Kanundaki diğer kişisel veri işleme şartlarından bağımsız olarak yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür.

2- ASP’nin Hangi Kişilere Karşı Aydınlatma Yükümlülüğünü Yerine Getirdiğinin Belirlenmesi

ASP tarafından iş süreçlerinde gerçekleşen faaliyetlerinin yürütülmesi, denetlenmesi ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında belirtilen diğer amaçlarla, ASP işletmelerinde müşterilerin, çalışanların ve tedarikçilerin kişisel verileri işlenmektedir. ASP, kişisel verisini işlediği her gerçek kişiyi veri işleme şartına bakılmaksızın aydınlatmaktadır.

3- Aydınlatma Yükümlülüğünü Yerine Getirme Yöntemi

Tebliğin 5. maddesine göre veri sorumlusu ya da yetkilendirdiği kişi tarafından aydınlatma yükümlülüğü; sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi gibi fiziksel veya elektronik ortamlar kullanılmak suretiyle yerine getirilebilmektedir. ASP, aydınlatma yükümlülüğünü, veri sorumlusu olarak bizzat kendi personeli aracılığı ile yerine getirmektedir. Ayrıca ASP’ye tebliğ metninde sayılmış yöntemlerden hangisini kullanacağına kendisi karar vermektedir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusu olarak ASP’nin üzerinde olduğu için ASP’ye yukarıda sayılan yöntemlerden yazılı aydınlatma yöntemini (web sayfasında yer alan metin, bina girişinde duvara asılı levha, bir kameranın altında duvara monte edilmiş bilgi panosu, fiziki olarak hazırlanmış yazılı metin) kullanmak suretiyle aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirmektedir. Ayrıca, görme engellilerin söz konusu aydınlatmaya erişebilmesi için ilgili mevzuatta (5378 sayılı Engelliler Hakkında Kanun, Erişilebilirlik İzleme ve Denetleme Yönetmeliği vb.) öngörülen uygulamaların yapılması ASP olarak hedeflenmektedir.

Aydınlatma Yükümlülüğünü Yerine Getirilirken Uyulması Gereken Usul ve Esaslar

4.1- Kişisel Verilerin İlgili Kişilerden Elde Edilmesi Halinde Aydınlatma

ASP, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu olarak ilgili kişileri bilgilendirmektedir. Aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin hükümlerin yer aldığı Kanunun 10. maddesine göre ilgili kişilere aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken ASP tarafından yapılacak bilgilendirme asgari olarak aşağıdaki şartları içermektedir:

4.1.1- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği

ASP, aydınlatma sırasında kimliğini ortaya koyan bilgileri ve kendisiyle farklı yöntemlerle kolaylıkla iletişime geçilebilecek iletişim bilgilerini açıklamaktadır.

4.1.2- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği

Tebliğin 5. maddesinin birinci fıkrası uyarınca; ASP aydınlatma yükümlülüğü yerine getirirken işleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına önem vermektedir. Ayrıca ASP bilgilendirmede; genel nitelikte, muğlak ve gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadelerden kaçınmaktadır.

4.1.3- Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği

Tebliğin 5. maddesine göre, ASP tarafından aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları da açıkça belirtilmektedir. ASP tarafından aktarım yapılan söz konusu alıcı grupları iş ortakları, tedarikçiler, hissedar/ortaklar, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları, kanunen yetkili özel hukuk kişileridir. ASP tarafından yurtdışına veri aktarımı yapılmamaktadır.(mail hariç)

4.1.4- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi

Tebliğin 5. maddesine göre; ASP, Kanunun 5 ve 6. maddelerinde sayılan kişisel veri işleme şartlarından hangisine dayanarak kişisel veriyi işlendiğini açıkça belirtmektedir. Ayrıca ASP, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiğini açık bir şekilde belirtilmektedir. ASP, veri toplama yöntemi ve aracına kendisi karar vermektedir.

4.1.5- İlgili kişinin, Kanunun 11. maddesinde sayılan diğer hakları

ASP ilgili kişiye aydınlatmada bulunurken Kanunun 11. maddesinde sayılan haklara da sahip olduğunu belirtmektedir. Bu bilgi, bir formda sayma suretiyle verilebileceği gibi yine aynı formda söz konusu Kanun maddesine atıfta bulunarak da verilebilmektedir.

4.2- Kişisel Verilerin İlgili Kişiden Elde Edilmemesi Halinde Aydınlatma

Kişisel verilerin Kanuna uygun bir şekilde işlenebilmesi için öncelikle kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmesi gerekmektedir. Ancak, Tebliğin 6. maddesi, kişisel verilerin ilgili kişiden elde edilmemesi halinde aydınlatma yükümlülüğünün nasıl yerine getirileceğini düzenlemiştir. Buna göre; ASP fiili imkânsızlık veya ilgili kişiye ulaşılamaması nedeniyle kişisel verileri doğrudan ilgili kişiden elde edememesi durumunda; – Kişisel verinin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, – Kişisel verinin ilgili kişiyle iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, – Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada, ilgili kişiye karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmektedir.

4.3- Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmediği Haller

ASP tarafından Kanunun “İstisnalar” başlıklı 28. maddesinde belirtilen faaliyetler kapsamında kişisel veri işlenmesi durumunda aydınlatma yükümlülüğü zorunlu olmadığı için yerine getirilmemektedir. Bunlar, aydınlatma yükümlülüğüne getirilen istisnalardır.

Bu politikadaki hiçbir içerik hukuki tavsiye değildir ve hukuki tavsiye olarak kabul edilemez. Söz konusu metinler hazırlanırken o tarihteki yasal mevzuat esas alınmış olup; ileriki tarihte gerçekleşen mevzuat değişiklikleri çerçevesinde farklılıklar meydana gelebilir. Belirlenen süreler örnek olması amacıyla politikada yer almaktadır.